Kantoorcommunicatie

‘Persadressen staan nu in werkmap Influx’ zo luidde de onderwerpregel van het laatste mailtje dat Jakob aan de dames van Influx stuurde. Verder was het mailtje leeg. Een eenvoudige eendimensionale boodschap waar niemand eigenlijk raar van opkijkt. Het informele sms’en, chatten en e-mailen wint aan invloed op de werkvloer. Een overleg via skype, een afspraak maken via de ping of een direct message via Twitter. Het is niets nieuws meer. Het is echter niet alleen het medium, maar ook de boodschap die verandert.

Petra Boers, trainer schriftelijke communicatie geeft aan dat communicatie op de werkvloer sneller is geworden en dat daarbij in de loop der tijd wat basisregels zijn veranderd. ‘Action first’, zo vat Boers het samen. De brieven en mails worden tegenwoordig in een piramidevorm geschreven. De kern staat in de top en de toelichting is alleen voor de liefhebber. Ook wordt de kernboodschap, net zoals Jakob deed, steeds vaker in de onderwerpregel genoemd. Dit wordt mede veroorzaakt door het toenemende gebruik van smartphones: de ontvanger kijkt snel even op zijn telefoon en weet meteen of hij iets moet doen of niet

Deze smartphone stimuleert ook het gebruik van het versturen van zakelijke e-mails en het gebruik van andere (sociale) communicatiekanalen. Frank Jansen, docent communicatiekunde aan de Universiteit Utrecht: “E-mail, sms, Twitter en andere vormen van digitaal contact hebben als voordeel dat het snelle media zijn. En het sterke van dit tekstuele contact is dat je feiten zoals tabellen, nauwkeurige cijfers achter de komma, goed kunt overbrengen. Veel beter dan bij een mondelinge briefing.” Het snelle en korte contact heeft echter ook zwakke punten, want ironie en grapjes zijn soms moeilijk te lezen. De e-mail wordt niet meer gelezen, maar gecheckt waardoor ook sneller misscommunicaties en irritaties kunnen ontstaan.

Een ander fenomeen van deze nieuwe en snelle manier van communiceren is het gebruik van je en jij. Bij het mailen en smsen hoort nu eenmaal een opvallend informele sfeer, stelt Paul Verburgt, auteur van onder andere Bazenbargoens (2010). “Het woord ‘u’ is op de werkvloer vrijwel afgeschaft. Het is het kenmerk van totale informalisering.” Verburgt geeft aan dat dit voordelen heeft, want het bevordert de goede sfeer op de werkvloer, maar het wordt ook lastig om iemand tijdens bijvoorbeeld een functioneringsgesprek de waarheid te vertellen als de sfeer zo familiair is.

Ondanks dat formalisering in de kantoorwereld een feit is, blijkt uit de praktijk toch dat mensen het lastig vinden een gulden middenweg te vinden tussen de oude, formele stijl en de nieuwe informele stijl. Jansen raadt daarom aan om ‘voorzichtig en respectvol’ te zijn in communicatie. “Je moet je altijd afvragen of de boodschap die je verstuurt wel zinvol is. En niet te snel iets mailen. Misschien kun je het zelf oplossen.”

Bron: Intermediair